Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz

TEIL I kaufmännischer und administrativer Bereich

Die wichtigsten Pflichten des Verwalters lassen sich insoweit zusammenfassen, dass er zum einen für ein stabiles Finanzierungssystem zu sorgen hat und zum anderen die zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Beschlüsse vorbereitet, initiiert und fassen lässt.

§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG verleiht dem Verwalter die Befugnis, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung, die nicht mit erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verbunden sind, eigenständig zu treffen. Welche Maßnahmen insoweit noch von untergeordneter Bedeutung sind, hängt im Wesentlichen von der Größe der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaft ab.

Im Rahmen einer Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz von Wohn-, Sonder- und Teileigentumseinheiten steht bei uns im Vordergrund, dass das Objekt im vollen Umfange und zur Zufriedenheit des/der Eigentümer verwaltet wird.

EIGENTÜMERVERSAMMLUNG

Jährliche Durchführung einer Eigentümerversammlung. Die Einladung ergeht schriftlich an alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung der gesetzlichen, ggf. der in der Teilungserklärung vorgesehenen Frist, an die dem Verwalter vom Wohnungseigentümer zuletzt genannte Anschrift. Wir führen, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, den Vorsitz der Eigentümerversammlung und protokollieren die Beschlüsse der Versammlung. Nach jeder Eigentümerversammlung werden die gefassten Beschlüsse in die Beschlusssammlung übertragen.

WIRTSCHAFTSPLAN

Der Verwalter ist nach § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG n. F. verpflichtet, für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser Verpflichtung hat er von sich aus nachzukommen. Einer entsprechenden Beschlussfassung, gerichtet auf Erstellung eines Wirtschaftsplans seitens der Wohnungseigentümer, bedarf es nicht. Gegenstand des Beschlusses der Wohnungseigentümer nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG n. F. ist allerdings nicht der Wirtschaftsplan an sich, also das grundlegende Rechenwerk, Gegenstand der Beschlussfassung sind lediglich die in ihm bzw. in den Einzelwirtschaftsplänen festgesetzten Vorschüsse, also die für die jeweilige Wirtschaftsperiode von den Wohnungseigentümern zu zahlenden Vorschüsse (Hausgelder).

JAHRESABRECHNUNG

Die Erstellung der Jahresabrechnung ist eine der wesentlichsten Pflichten des Verwalters. Die Jahresabrechnung ist eine zeitnah zu erstellende, geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Wirtschaftsjahres. Sie muss übersichtlich und für einen nicht geschulten Wohnungseigentümer ohne Hinzuziehung eines sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Sie ist daher als schlichte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu erstellen. Nach Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) am 1. Dezember 2020 ist allerdings nicht mehr die Jahresabrechnung selbst Gegenstand der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer, sondern gem. § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG n. F. nur noch die Abrechnungsspitze.

HAUSORDNUNG

Das Wohnungseigentumsgesetz bestimmt in § 19 Abs. 2 Nr. 1 WEG, dass die Aufstellung einer Hausordnung zu den Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung gehört. Es handelt sich dabei um eine Nutzungs- bzw. Gebrauchsregelung, deren Ziel ein geordnetes und friedliches Miteinander in der Eigentümergemeinschaft ist.

Gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG a. F. war der Verwalter ausdrücklich verpflichtet, für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen. Auch wenn das reformierte WEG keine Katalogpflichten des Verwalters mehr kennt, hat sich an seiner Pflicht, für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen, nichts geändert. Nach der insoweit maßgeblichen Bestimmung des § 14 Abs. 1 Nr. 1 WEG sind die Wohnungseigentümer gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet, die gesetzlichen Regelungen, Beschlüsse und Vereinbarungen der Wohnungseigentümer einzuhalten.

ÜBERWACHUNG VON VERTRÄGEN

Wir betreuen und überwachen die Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft. >Regelmäßig prüfen wir unsere Rahmen- und Bündelverträge mit den Dienstleistern, Versorgern und Handwerkern.

GELDVERWALTUNG UND RECHNUNGSKONTROLLE

Die Gelder der Wohnungseigentümer müssen gemäß § 27 Abs. 5 WEG getrennt vom Vermögen des Verwalters gehalten werden. Bei der Bank darf der Verwalter folglich nicht das Konto der Eigentümergemeinschaft als Eigenkonto oder als Sonderkonto führen. Entscheidend ist, dass die Wohnungseigentümer durch die richtige Einrichtung des Kontos gegen Anfechtung, Pfand- und Zurückbehaltungsrechtes der Bank oder Dritter gegen den Verwalter, eventuell auch in der Insolvenz, gesichert sind. Wir führen und verwalten die gemeinschaftlichen Gelder bei der Aarealbank. Wir führen eine rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen.

BUCHFÜHRUNG

Wir richten eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchführung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft, ein. Insbesondere beinhaltet dies: Hausgeldkonten je Sonder-/ Teileigentum Einnahmekonten für Erträge Ausgabekonten je Kostenart Rücklagenkonten Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft Verrechnungskonten für Versicherungsschäden Buchen der Bankbewegungen Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlungen Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches, Einbuchung der errechneten Einzelkosten je Sonder-/ Teileigentum in die Einzel /Jahresabrechnung.
Wir arbeiten mit einem der besten Softwaresystemen (Immoware24), dass es für diesen Bereich gibt. Für sie ist dadurch eine aktuelle Buchhaltung sichergestellt.

TEIL II technischer, überwachender Bereich

Kontinuierliche und individuelle Objektbetreuung für ein angenehmes Erscheinungsbild Ihres Hauses durch regelmäßige Begehung der Gebäude und engen Kontakt zu den Partnern rund ums Haus. Durchführung der für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen ?dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen.

ÜBERWACHUNG VON UNSEREN OBJEKTEN

Es finden regelmäßige Begehungen der durch uns verwalteten Objekte statt. Dadurch können Instandhaltungsmaßnahmen fühzeitig erkannt werden.

VERGABE VON HANDWERKERAUFTRÄGEN

Im Allgemeinen wird hier ein Budget festgesetzt, mit dem die Immobilienverwaltung freihändig agieren kann. Für Summen die über die festgelegten Kosten hinausgehen, braucht die Immobilienverwaltung die Zustimmung des Eigentümers.

WAHRNEHMIUNG DER VERKEHRSSICHERUNGSPFLICHT

Inklusive TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)

SCHADENSMANAGEMENT

Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher. Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker. Versicherungsabrechnung durchführen.

ÜBERWACHUNG VON VERTRÄGEN

Wir betreuen und überwachen die Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft. Verwaltung und Prüfung von Wartungs- und Serviceverträge (z.B.: Fahrstuhl, Rauchabzug) Wir verfügen über Rahmenverträge von denen die Eigentümer profitieren.

KOORDINATION HAUSMEISTER

Egal ob für externe Hausmeisterfirmen oder angestellte Hausmeister, es gibt klare Leistungsverzeichnisse für sämtliche Tätigkeitsfelder. Winterdienst, Hausreinigung, technische Begehungen oder Gartenarbeiten werden durch unsere Hausmeister erledigt.